Как архивировать электронные письма

Электронная почта – одно из популярнейших средств коммуникации. Однако электронные почтовые ящики очень быстро переполняются различными письмами; заархивировав электронные письма, вы освободите пространство на жестком диске вашего компьютера или сервера электронной почты. Большинство почтовых клиентов включают функцию архивирования электронных писем.

Шаги

1. 1 Электронные письма хранятся на сервере электронной почты, например, Microsoft Exchange. Если вы никогда не удаляете письма, сервер переполнится, и вы не сможете отправлять/получать письма.
2. 2 Найдите функцию архивирования электронных писем. Это можно сделать в меню «Tools» (или аналогичном). Например, почтовый клиент Microsoft Outlook архивирует письма в PST файл, то есть архивы с письмами хранятся на жестком диске вашего компьютера, а не на сервере.
3. 3 Настройте архив, чтобы отправлять в него только определенные письма.
4. Назовите архивную папку и определите ее местоположение. Например, создайте архивную папку «Велосипед», чтобы отправлять в нее письма от клуба велосипедистов, членом которого вы являетесь.
5. Если вы не видите папку, нажмите на значок «+» рядом с другими папками.
6. Вы можете создать папку «Временные» для тех писем, которые не требуют немедленного внимания и которые не должны находиться в папке «Входящие».
7. В Outlook архивные папки имеют расширение .pst.
8. 4 Архивируйте письма в любое время, просто перетаскивая их в архивную папку.
9. Создайте новую папку через панель инструментов в верхней части страницы.
10. Поместите курсор мыши на архивируемом письме, щелкните по нему левой кнопкой мыши и удерживайте ее, а затем перетащите письмо в соответствующую папку.
11. Отпустите кнопку мыши, чтобы поместить письмо в архивную папку.
12. В Gmail поставьте флажок у письма и нажмите «Archive».
13. 5 Автоматизируйте архивирование писем в почтовом клиенте; для этого нажмите «Yes» на запрос об автоматической отправке писем в архив.
14. Автоматическое архивирование можно настроить – задать письма, которые должны отправляться в архив, и периодичность отправки писем в архив. Например, по умолчанию Outlook отправляет письма в архив каждые 14 дней.
15. Если ваш почтовый клиент не предлагает автоматически архивировать письма, возможно, необходимо активировать эту функцию в меню «Tools».
16. 6 Обратитесь в IT отдел вашей компании для уточнения порядка архивирования писем. Некоторые компании предпочитают одновременное архивирование большого количества писем, другие выделяют хранилище для этих целей. Также вам будет предложена функция быстрого поиска по архивным письмам.

Советы

• Если в вашем почтовом клиенте функции архивирования писем нет (в большинстве клиентов она все-таки есть), письма можно сохранить в виде документов и заархивировать их.
• Функция архивирования также позволяет пользователям архивировать задачи или события из календаря.
• Архивирование электронных писем - это хороший способ очистить почтовый ящик и обратить внимание на более важную информацию.

Предупреждения

• Архивные папки обычно не доступны с сервера электронной почты, поэтому архивные письма можно просмотреть только на том компьютере, на котором эти письма были заархивированы.
• Как правило, сотрудники компаний не контролируют процесс архивирования электронных писем.

Что вам понадобится

• Почтовый клиент с функцией архивирования писем.