Как архивировать документы

Архивирование – это один из способов хранения информации в электронном виде. Многие организации каждый день конвертируют текст на бумаге в цифровой формат, чтобы увеличить срок службы документов. Это, в сочетании с огромным объемом данных, генерируемых компьютером сегодня, означает, что важность архивирования документов будет только расти. Если вы знаете, как архивировать документы, вы можете освободить пространство, чтобы ваш компьютер обрабатывал текущие документы более продуктивно.

Шаги

1. 1 Архивация документов в zip-файл. Очень удобный способ для важных, но редко используемых файлов, так как zip-файлы уменьшают пространство, занимаемое документами на жестком диске.
2. Просто выделите файлы, которые вы хотите преобразовать в формат zip.
3. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Отправить».
4. Вы отправляете файлы в" Сжатую ZIP-папку".
5. Проверьте, что все файлы действительно находятся там, дважды щелкнув на zip-папку. Если это так, вы можете удалить исходные файлы.
6. 2 Запишите документы на отдельный носитель. Популярный вариант для цифрового архивирования — внешние накопители на магнитной ленте, внешние жесткие диски или флэш-накопители.
7. 3 Сделайте резервную копию документов на CD или DVD, если у вас пишущий CD или DVD-рекордер. Резервные копии являются еще одним способом архивирования, хотя, вы наверное знаете этот способ под другим именем – запись диска. Например, Windows использует форматы «файловая система Live» и «Mastered» (лучше для совместимости с другими устройствами) для копирования файлов на CD или DVD.
8. Вставьте записываемый CD или DVD в дисковод или DVD-рекордер вашего компьютера для файловой системы Live.
9. Когда появится диалоговое окно, нажмите "Записать файлы на диск с данными".
10. Введите имя диска, а затем нажмите «Далее».
11. Дождитесь, пока появится пустая папка диска. Это означает, что диск отформатирован и готов к копированию файлов.
12. Откройте папку с документами, которые вы хотите архивировать и перетащить файлы в пустую папку диска.
13. Для формата Mastered, вставьте записываемый CD или DVD в дисковод или DVD-рекордер вашего компьютера.
14. Когда появится диалоговое окно, нажмите «Записать файлы на диск с данными».
15. Введите имя диска и нажмите «Показать параметры форматирования».
16. Выберите «Mastered» и нажмите «Далее».
17. Дождитесь, пока появится пустая папка диска. Это означает, что диск отформатирован и готов к копированию файлов.
18. Откройте папку с документами, которые вы хотите архивировать и перетащите файлы в пустую папку диска.
19. 4 Отправьте документы на внешнее хранение.
20. В дополнении к функционированию в качестве места для архивных файлов, безопасное удаленное хранение защищает информацию от несчастного случая, таких как пожар и сбой жесткого диска.
21. С таким количеством компаний, предлагающих эту услугу, вы должны связаться с фирмой напрямую, для уточнения того, как они работают, и какие гарантии включены в удаленное архивирование документов.
22. 5 Воспользуйтесь программным обеспечением для цифрового архивирования.
23. Один из самых известных методов сохранения внешнего вида документа является создание PDF-файла. Предлагаемый Adobe, известный как программа Adobe Acrobat, позволяет легко конвертировать документы в формат PDF из различных программ. Также существует несколько бесплатных программ, которые могут создавать эти файлы.
24. Будущие версии программного обеспечения Adobe будут совместимы с документами более ранних версий.
25. Кроме того, программу для чтения PDF-документов можно бесплатно загрузить с веб-сайта Adobe.
26. 6 Оставайтесь в курсе последних технологий в сфере архивирования документов. Так как то, что актуально сегодня, может быть устаревшим завтра. Поэтому возможны проблемы, при переносе архивных файлов на новую систему.

Советы

• Каталог архивирует файлы так, чтобы вы или другие люди смогли быстро найти необходимые документы. Самый простой способ — это включить в имя файла или папки, название и дату. Например, если вы архивируете деловые отчеты, то можно назвать папку «Бизнес файлы 1-го квартала 1997 года». В более крупных системах для классификации архивов используются метаданные.
• Еще одна причина для архивации файлов — юридические требования, которые обязывают хранить информацию.

Предупреждения

• Существующая опасность — риск повреждения файла. Удостоверьтесь, что вы используете хорошо проверенную систему для резервного копирования вашей информации.
• Мультимедийные данные часто связываются с определенными аппаратными средствами или программным обеспечением, в результате чего они могут быть недоступными за пределами конкретных систем.
• Если система не имеет место для архивирования документов, то это может привести к непреднамеренной потери файлов, особенно если они были ошибочно удалены.

Что вам понадобится

• Отдельная система хранения, если вы хотите заархивировать документы на другой носитель.