Как вести учет расходов в Microsoft Excel

2 методика:Работа с шаблоном ExcelСоздание собственной динамической таблицы учета расходов

Многие компании используют Microsoft Excel, чтобы вести учет расходов отдела или всей компании. В настоящее время Excel может использоваться на всех ПК, имеющих операционную систему Windows. По этой причине вы может вести учет собственных расходов, если имеете эту программу на домашнем ПК. Существует большое количество шаблонов для ведения учета расходов от Microsoft и других сайтов, последние версии Excel включают встроенный шаблон в качестве предустановленного. Также в Excel вы можете создать собственную динамическую таблицу для ведения учета расходов. В обоих случаях следуйте инструкции ниже.

Шаги

Метод 1 из 2: Работа с шаблоном Excel

1. 1 Выберите предустановленный шаблон. Последние версии программы включают шаблон для ведения учета личных расходов, а также шаблоны для ведения учета расходов бизнеса. Вы можете получить доступ к этим шаблонам и вести учет расходов с их помощью. http://pad3.whstatic.com/images/thumb/b/b6/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-1-preview.jpg/550px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-1-preview.jpg http://pad3.whstatic.com/images/thumb/b/b6/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-1-preview.jpg/300px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-1-preview.jpg
2. В Excel 2003, выберите «Создать» в меню «Файл». В панели задач «На моем компьютере» выберите «Новая книга», чтобы увидеть шаблоны в новом диалоговом окне.
3. В Excel 2007 в меню «Файл» выберите «Создать». После этого появится диалоговое окно «Новая книга». Выберите «Установленные шаблоны» из меню «Шаблоны» в левом меню. Выберите «Личный бюджет на месяц» из «Установленных шаблонов» в центральном меню и нажмите «Создать».
4. В Excel 2010 в меню «Файл» выберите «Создать». Выберите «Примеры шаблонов» в верхней части панели «Доступные шаблоны», затем среди всех примеров шаблонов выберите «Личный бюджет на месяц» и нажмите «Создать».
5. 2 Выберите шаблон через Интернет. Если предустановленные шаблоны не подходят для ведения учета ваших расходов, вы можете выбрать шаблон через Интернет. Скачать его можно с какого-либо сайта или подключившись через Excel к Microsoft Office Online. http://pad3.whstatic.com/images/thumb/b/bb/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-2-preview.jpg/550px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-2-preview.jpg http://pad2.whstatic.com/images/thumb/b/bb/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-2-preview.jpg/300px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-2-preview.jpg
6. Для Excel 2003 вы можете выбрать подходящий шаблон из интернет-библиотеки Microsoft Office по адресу http://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Также там вы сможете найти шаблоны, предназначенные для более поздних версий Excel).
7. В Excel 2007 выберите вкладку «Бюджеты» в разделе Интернет, находящемся в диалоговом окне «Новая книга». Для подключения к Интернет-библиотеке шаблонов для Office у вас должен быть включен Интернет.
8. В Excel 2010 выберите «Бюджеты» из раздела Office.com на панели Доступные шаблоны. Для подключения у вас должен быть включен Интернет.
9. 3 Введите вашу информацию в соответствующие поля. Информация зависит от конкретного использованного вами шаблона динамической таблицы. http://pad3.whstatic.com/images/thumb/3/38/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-3-preview.jpg/550px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-3-preview.jpg http://pad1.whstatic.com/images/thumb/3/38/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-3-preview.jpg/300px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-3-preview.jpg
10. 4 Сохраните свою динамическую таблицу. Вы можете использовать предлагаемое название для динамической таблицы или изменить название. Достаточно будет указать ваше имя и текущий года в названии файла. http://pad1.whstatic.com/images/thumb/e/e8/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-4-preview.jpg/550px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-4-preview.jpg http://pad3.whstatic.com/images/thumb/e/e8/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-4-preview.jpg/300px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-4-preview.jpg

Метод 2 из 2: Создание собственной динамической таблицы учета расходов

1. 1 Откройте Excel. http://pad1.whstatic.com/images/thumb/c/cd/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-5-preview.jpg/550px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-5-preview.jpg http://pad2.whstatic.com/images/thumb/c/cd/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-5-preview.jpg/300px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-5-preview.jpg
2. 2 Введите название динамической таблицы в ячейку A1. Название должно быть содержательным, например, «Личный бюджет», «Учет личных расходов» или что-то подобное (не нужно использовать кавычки, здесь они исключительно, чтобы показать пример). http://pad3.whstatic.com/images/thumb/0/0a/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-6-preview.jpg/550px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-6-preview.jpg http://pad1.whstatic.com/images/thumb/0/0a/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-6-preview.jpg/300px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-6-preview.jpg
3. 3 Введите заголовки столбцов. Предполагаемые названия и порядок: «Дата», «Категория расходов», «Примечание», «Расход», «Доход» и «Баланс». Заполните этими заголовками от ячейки A2 до G2. Вам может понадобиться сделать столбцы шире, чтобы название или значение вместилось. http://pad1.whstatic.com/images/thumb/3/3c/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-7-preview.jpg/550px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-7-preview.jpg http://pad1.whstatic.com/images/thumb/3/3c/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-7-preview.jpg/300px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-7-preview.jpg
4. Когда вы подготовили динамическую таблицу и заголовки столбцов, можно использовать функцию «Закрепить область» для постоянного отображения заголовков, в то время как вы будете прокручивать значения вниз. Функция «Закрепить область» находится в меню «Вид» в Excel 2003 и ранних версиях и в меню «Вид», вкладка «Окно» в Excel 2007 и 2010.
5. 4 Введите информацию о первом виде расходов в ячейку третьего ряда. http://pad3.whstatic.com/images/thumb/5/5b/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-8-preview.jpg/550px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-8-preview.jpg http://pad3.whstatic.com/images/thumb/5/5b/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-8-preview.jpg/300px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-8-preview.jpg
6. 5 Введите формулу баланса в ячейку G3. В связи с тем, что вы впервые вводите баланс, он будет определен как разница между расходами и доходами. То, как вы это пропишете, зависит от того, что вы хотите отображать – расходы или доступные средства. http://pad3.whstatic.com/images/thumb/5/54/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-9-preview.jpg/550px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-9-preview.jpg http://pad1.whstatic.com/images/thumb/5/54/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-9-preview.jpg/300px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-9-preview.jpg
7. Если вы хотите, чтобы электронная таблица отображала в первую очередь расходы, формула баланса должна быть =E3-F3, где E3 показывают расходы, а F3 доходы. При такой настройке формула покажет расходы как положительное число, размер расходов будет проще понять.
8. Если вы хотите, чтобы таблица в первую очередь отображала доступные вам средства, формула баланса должна быть =F3-E3. При такой настройке таблица будет отображать положительный баланс, если ваши доходы будут выше расходов, и негативный баланс при обратной ситуации.
9. 6 Введите информацию о втором виде расходов в ячейку четвертого ряда. http://pad1.whstatic.com/images/thumb/6/61/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-10-preview.jpg/550px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-10-preview.jpg http://pad3.whstatic.com/images/thumb/6/61/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-10-preview.jpg/300px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-10-preview.jpg
10. 7 Введите формулу баланса в ячейку G4. Второе и последующие значения будут продолжать отображать баланс, поэтому вам нужно добавить разницу между расходами и доходами к значению баланса предыдущей записи. http://pad2.whstatic.com/images/thumb/6/68/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-11-preview.jpg/550px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-11-preview.jpg http://pad3.whstatic.com/images/thumb/6/68/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-11-preview.jpg/300px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-11-preview.jpg
11. Если вы в первую очередь смотрите на расходы, формула баланса будет =G3+(E4-F4), где G3 это ячейка, которая показывает предыдущий баланс, E4 показывает расходы, а F4 отображает доходы.
12. Если вы ведете таблицу для отображения наличных средств, формула баланса будет =G3+(F4-E4).
13. Скобки вокруг ячеек, отображающих разницу между расходами и доходами, не обязательны. Они употребляются лишь для того, чтобы сделать формулу понятнее.
14. Если вы хотите, чтобы баланс оставался пустым, пока не будет введена запись, можно использовать значение IF в формуле, так что, если дата не была введена, ячейка не будет отображать значение. Формула для такой записи будет следующей =IF(A4="","",G3+(E4-F4)), если таблица нужна для ведения расходов, и =IF(A4="","", G3+(F4-E4)), если таблица нужна для отображения наличных средств (вы можете не использовать скобки вокруг ячейки, которые показывают расходы и доходы, но внешние скобки использовать нужно).
15. 8 Скопируйте баланс формулы в другие ячейки в столбце G (столбец баланса). Нажмите правой кнопкой мыши в ячейке G3, выберите «Копировать». Затем выделите ячейки, расположенные ниже в столбце. Нажмите по выбранным ячейкам правой кнопкой мыши и выберите «Вставить», чтобы вставить формулу в выбранные ячейки (в Excel 2010 выберите «Вставить» или «Вставить формулу» в меню). Формула автоматически обновит ячейки для отображения расходов, доходов и даты (если используется) из текущего ряда и баланс из ряда, находящимся сверху над текущим рядом. http://pad2.whstatic.com/images/thumb/9/95/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-12-preview.jpg/550px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-12-preview.jpg http://pad1.whstatic.com/images/thumb/9/95/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-12-preview.jpg/300px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-12-preview.jpg
16. 9 Сохраните динамическую таблица. Дайте ей содержательное название, например, «УчетРасходов.xls» или «ЛичныйБюджет.xls.». Как и в случае с названием шаблонов, вы можете включить в название файла свое имя и год (учтите, кавычки используются лишь для того, чтобы показать пример, не стоит использовать их в название. Расширение файла тоже не нужно указывать, это сделает сам Excel). http://pad2.whstatic.com/images/thumb/a/a6/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-13-preview.jpg/550px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-13-preview.jpg http://pad2.whstatic.com/images/thumb/a/a6/Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-13-preview.jpg/300px-Track-your-Bills-in-Microsoft-Excel-Step-13-preview.jpg
17. Excel 2003 и более старые версии сохраняют динамические таблицы в старом формате ".xls", в то же время Excel 2007 и 2010 сохраняют таблицы в более новом, основанном на XML, формате «.xlsx», но вы можете читать и сохранять динамические таблицы и в старом «.xls» также. Если у вас несколько ПК, и вы хотите хранить таблицу на каждом из них, используйте более старый формат, если какой-то из ваших ПК имеет Excel 2003 или более старую версию, или новый формат, если на всех компьютерах установлена минимум Excel 2007.

Советы

• Используйте «Автозаполнение» в категориях расходов и доходов, чтобы вписанная вами информация совпадала.
• Чтобы отличить оплаченные счета от тех расходов, которые только планируются, делайте шрифт жирным, выделяйте цветом текст или ячейки.
• Чтобы избежать случайного изменения формулы или заголовка столбца, ячейки можно защитить от изменения. Выберите ячейки, которые в дальнейшем вам может понадобиться изменить (дата, категория, расход, доход, примечание) и разблокируйте их. После этого можно заблокировать от изменений остальную часть таблицы.