Как пользоваться автофильтром в MS Excel

Для средних и больших объемов данных использование автофильтра Microsoft Excel является быстрым и простым способом фильтрации этой информации и нахождения того, что вам нужно. Сначала вы вводите данные, а затем вам нужно выбрать и отсортировать их, настраивая автофильтр, как вам нравится. Это состоящий из 5 шагов процесс может быть изучен в течение нескольких минут, что в конечном счете улучшит вашу эффективность и скорость работы с Excel.

Шаги

1. 1 Введите данные или откройте таблицу, которая содержит данные. Лучше всего, если ваши колонки будут иметь наименования категорий данных, представленных в них. Если их еще нет, то введите их до использования фильтра.
2. 2 Выделите данные, которые хотите отфильтровать.
   • Так как автофильтр - это автоматический процесс, у которого на входе нет никакой информации о том, как производить фильтрацию, рекомендуется выбирать вариант ‘’ВСЕ’’ для имеющихся у вас данных. Это позволит избежать потери каких-либо ассоциаций данных между строками и/или столбцами.
3. 3 Нажмите на "Данные”, затем выберите "Фильтр”.
4. 4 Вы сразу же заметите, что у категорий появятся кнопки с выпадающим меню. Используя эти кнопки, вы сможете менять настройки фильтров.
   • Сортировка по возрастанию: сортирует данные по возрастанию согласно имеющимся данным в колонке; числа сортируются как 1, 2, 3, 4, 5 и т.д., а слова сортируются в алфавитном порядке начиная с а, б, в, г, д и т.д.
   • Сортировка по возрастанию: сортирует данные по убыванию согласно имеющимся данным в колонке; числа сортируются в обратном порядке 5, 4, 3, 2, 1 и т.д., а слова сортируются в обратном алфавитном порядке: д, г, в, б, а и т.д.
   • Первые 10: Первые 10 строк данных в таблице (если начальное значение фильтра "ВСЕ”) или первые 10 строк данных из отфильтрованной выборки
   • Пользовательская: Вы можете настроить пользовательскую сортировку Excel, основываясь на диапазонах данных и информации в таблице.
   • Различные точки данных: Вы можете отсортировать данные, основываясь на остальных данных в колонке. Excel комбинирует эквивалентные данные. Например, работники, живущие в одном городе, могут быть отсортированы с использованием одной точки данных.
5. 5 Чтобы отключить автофильтр, повторите шаг 3, чтобы снять галочку автофильтра.

Советы

• Вы можете легко определить, к каким колонкам применен автофильтр, по внешнему виду кнопки с выпадающим меню в заголовках этих колонок. Если стрелка на кнопке голубая, то к этой колонке применен автофильтр. Если стрелка черная, фильтр не применен.
• Автофильтр упорядочивает данные вертикально, т.е. фильтр можно применить к колонкам, но не к строкам. Однако, вы можете ввести категории для каждой строки, а затем отфильтровать только эту колонку, и вы получите тот же самый эффект.
• Фильтр не будет работать для ячеек ниже любой пустой ячейки.
• перед применением автофильтра сделайте резервную копию своих данных. Так как автофильтр можно отключить, любые изменения, вносимые в ваши данные, могут перезаписать существующую информацию.

Предупреждения

• Почаще сохраняйте изменения, если вы не сделали резервную копию данных и не планируете перезаписать данные.
• Фильтруя данные, вы не удаляете строки, а только скрываете их. Скрытые строки можно показать, выделив строку выше и ниже их, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав "Отобразить".

Что вам понадобится

• Компьютер
• Microsoft Excel