Главная » 2015 » Сентябрь » 30 » Как подготовиться к совещанию
09:49
Как подготовиться к совещанию

Как подготовиться к совещанию

1 методика:Подготовка к совещанию

Для того, чтобы совещание прошло успешно, очень важно тщательно к нему подготовиться. Совещания играют большую роль в большинстве профессиональных отраслей. Следуйте этим шагам, чтобы следующее совещание прошло с успехом.

Шаги

Подготовка к совещанию

  1. 1 Знание того, как подготовиться к совещанию очень важно для всех работников и особенно для любого менеджера или управляющего. Не менее важно и знание того, когда проводить совещание not to have a meeting.
  2. 2 Определите, какой вид совещания вы будете проводить:
    • Информационный
    • Творческий
    • Для принятия решения
    • Мотивационный
  3. 3 Распределите роли и назначьте участников. Роли могут быть следующими:
    • Руководитесь
    • Помощник/организатор
    • Секретарь (ведение записей)
    • Хронометражист (следит за временем)
    • Участники
  4. 4 Подготовьте уведомления, в которых содержится дата, время, повестка дня и место проведения совещания. Отправьте уведомления заранее всем участникам.
  5. 5 Выделите немного времени на обсуждение предыдущей встречи (если такая была). Так, участники могут уточнить непонятные моменты или выразить несогласие.
  6. 6 Разложите на местах необходимые вещи. Заранее расставьте столы и стулья. Обеспечьте каждого человека ручкой и листком. Поставьте графин с водой в центре слова и расставьте бокалы.
  7. 7 Призовите всех к порядку. Это момент, когда председатель призывает всех прекратить разговоры и объявляет начало совещания. Определите цели. Повестка дня – это список тем, которые касаются предмета и время, которое отведено на каждую из них. Например: "1. Оценить выполнение предыдущих целей (15 минут), 2. Обсуждение дальнейших целей по порядку (20 минут), 3. Выбор 5 основных целей (10 минут).
  8. 8 Перед началом встречи передайте по кругу специальную книгу учета или просто листок бумаги, чтобы присутствующие вписали свои имена. Эти имена будут расписаны по минутам.
  9. 9 Попросите секретаря записать основные моменты совещания, чтобы позднее их осветить.
  10. 10 В конце совещания спросите, если у кого-то есть вопросы по другим темам. Назначьте дату следующего совещания и объявите окончание.

Советы

  • Председателя зачастую назначают на Ежегодном Общем Собрании. Председатель управляет совещанием, следит за порядком и за тем, чтобы все придерживались повестке дня.
  • Если председателя не выбирали, найдите желающего исполнить эту роль.
  • Даже если совещание неформальное, все же следует заранее разослать людям уведомления о дате и времени проведения. Например, можно всем отослать электронные сообщения.
  • То же самое касается секретаря, который ведет записи.
  • Эти инструкции касаются и официальных совещаний.
    • Повестка дня укладывает совещание в определенные рамки и не позволяет людям обсуждать один предмет слишком долго.
  • Очень важно следить за временем, чтобы в будущем не возникало споров.

Предупреждения

  • Председатель должен быть уважаемым и справедливым человеком, чтобы грамотно вести совещание.
Категория: Вопросы и ответы | Просмотров: 124 | | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]