Как подготовить доклад по собеседованию

2 методика:использование формы свободного эссеиспользование подготовленного шаблона

Будучи интервьюером, вы обязаны собрать достаточно информации о каждом кандидате и предоставить ее другим сторонам, имеющим право голоса, но не присутствовавшим на собеседовании. Это поможет вам запомнить важные факты, касающиеся каждого соискателя, и позволит перейти на следующий этап интервью только квалифицированным кандидатам. Вообще, существует два способа подготовки докладов по собеседованию: свободное эссе и подготовленный шаблон. В зависимости от того, как ваша компания предпочитает проводить собеседования, следуйте пунктам соответствующего метода, изложенным ниже, чтобы быть уверенными в том, что ваш доклад по собеседованию написан правильно.

Шаги

Метод 1 из 2: использование формы свободного эссе

1. 1 Напишите вопросы, заданные на собеседовании и ответы, полученные во время собеседования в деталях. Независимо от того, есть ли у вас заранее подготовленные вопросы для всех соискателей или вы предпочитаете задавать вопросы, строго основываясь на их специфическом опыте, очень важно записать свои вопросы и ответы соискателя на них. Это основные элементы отчета о собеседовании и они показывают, насколько хорош кандидат.
   • Записывая ответы соискателя, крайне важно сделать подробный отчет на основе того, что он сказал, даже если вам придется процитировать его слова. Опускайте подробности по мере возможности.
     • К примеру, вы сказали кандидату: «Расскажите о своем самом большом карьерном достижении». Когда он будет говорить, будет недостаточно просто кратко набросать в ответе «победитель в номинации «за высокие успехи» (лучший работник)». Вы должны изучить и отметить в докладе такие детали, как «получил награду за руководство многофункциональной группой, целью которой было открыть новую дочернюю компанию во Франции в условиях ограниченного бюджета и в определенные сроки».
2. 2 Возьмите на заметку вербальные и невербальные коммуникативные навыки соискателя. Поскольку на собеседовании могут присутствовать не все, кто принимает решение о найме, важно выписать не только то, что было сказано, но и то, как соискатель это сказал, вскользь отметив его манеры. Невербальная коммуникация должна восприниматься так же серьезно, как и вербальная, так как, в отличие от слов соискателя, благодаря ней вы сможете понять, что он чувствует.
   • К примеру, кандидат может сказать вам то, что, по его мнению, вы хотите услышать, даже если это не совсем правда. Если кандидат говорит, что он очень общительный человек для того, чтобы получить работу, но на самом деле отводит глаза, часто смотрит в пол и говорит тихим голосом, его невербальная мимика может говорить обратное.
3. 3 Запишите все дополнительные навыки и ключевые моменты, которые имеют отношение к работе. В дополнение к специальным вопросам, задаваемым соискателю, отметьте его дополнительные навыки и ключевые характеристики, необходимые для успешного выполнения работы. Скорее всего, они будут перечислены в графе квалификационной характеристики должности.
   • Обязательно укажите не только профессиональные (навыки, которым можно научить работника – анализ данных или написание отчетов), но и личные навыки и умения – личные качества или отличительные черты, необходимые для лучшего выполнения задач, к примеру, коммуникабельность и способность разрешать конфликты.
4. 4 Начните делать набросок отчета о собеседовании, используя ответы соискателя и вопросы, заданные во время собеседования. Лучше начать это делать по свежей памяти - сразу после интервью. Начните с самого основного:
   • Общие сведения о соискателе. Укажите его/ее имя, название должности и дату проведения собеседования. Например: «Этот отчет о собеседовании подготовлен в результате интервьюирования Джона Смита на должность директора по информационным технологиям 14 июня 2014 года».
   • Вопросы и ответы на собеседовании. Составьте список всех заданных вопросов и ответов соискателя и представьте подробный отчет. Очень важно пересматривать свои заметки и делать дополнительные записи как можно быстрее, ведь вы же не хотите перепутать соискателей или упустить важную информацию, если вы не смогли ее запомнить.
5. 5 Вкратце укажите особенности кандидата в докладе по собеседованию. Это поможет ознакомиться с его/ее биографией и вашими наблюдениями. Когда вы делаете отчет о собеседовании, включите следующие факты и пояснения к ним (как отмечалось выше):
   • Краткое описание сильных сторон кандидата. Оно основано на его/ее способности успешно выполнять работу. Перечислите сильные стороны каждого кандидата и приведите примеры, доказывающие это. Недостаточно просто сказать: «Способен/на увлечь людей за собой». Вы должны объяснить, как ему/ей удается это сделать и что они сделали в прошлом, чтобы подтвердить это.
   • Затруднения или сложности. Даже у лучших соискателей есть какие-то слабые стороны. Важно заметить это для того, чтобы взвесить, можно ли будет справиться с этими слабостями.
   • Ключевые характеристики. Как отмечалось ранее, представьте в своем отчете информацию о профессиональных и личных навыках человека, которые требуются для успешного выполнения работы. Также сделайте графу для тех навыков, которых ему недостает.
6. 6 Добавьте также особые примечания. Используйте графу особых примечаний, чтобы добавить туда различные факты, которые вы считаете нужными. Порой вы можете встретить кандидата, обладающего обширными знаниями и навыками, о которых вам хотелось бы упомянуть отдельно.
   • К примеру, это может выглядеть так: «У этого человека есть большой потенциал, заинтересованность и мотивация продвинуться по служебной лестнице» или «Этот человек имеет склонность отвлекаться и не может уделить должное внимание деталям».
7. 7 Поставьте окончательную оценку. Выскажите свое мнение насчет характера, потенциала и подготовки соискателя. Эта часть включает в себя обобщение и ваши рекомендации, стоит ли рассматривать данную кандидатуру или перейти к следующему соискателю.
   • Внимательно перечитайте свой отчет еще раз, чтобы убедиться в том, что в нем досконально описан соискатель и четко указано, насколько хорошо он подходит на эту должность. Каждое замечание обязательно должно быть объективным и честным. Как только вы закончите отчет, отправьте его другим решающим сторонам.

Метод 2 из 2: использование подготовленного шаблона

1. 1 При необходимости просмотрите шаблон отчета, подготовленный вашей компанией перед собеседованием. Возможно, ваша компания уже утвердила шаблон собеседования на интервьюируемую вами должность. Если такой шаблон уже существует, следует очень внимательно его просмотреть, чтобы вы смогли задавать конкретные вопросы, оценить человека, основываясь на данных отличительных способностях и навыках, и высказать свое мнение на основе указанных факторов.
   • К примеру, представим, что вы проводите собеседование на должность специалиста по льготам и компенсациям. Спросив кандидата насчет опыта работы в настоящее время, вы можете легко заполнить пункты шаблона, касающиеся его компетентности в вопросах пенсионных планов (401K) и компенсаций работникам. Вы также сможете заполнить пункты, касающиеся невербальной и вербальной коммуникации, обратив внимание на зрительный контакт и способность соискателя четко выражать свои мысли.
2. 2 Если у вас нет шаблона, создайте его сами. Если у вас все еще нет шаблона в письменной форме, и вы или ваша компания предпочитаете использовать типовой вид шаблона, то вы можете создать свой собственный шаблон. Чтобы шаблон был годным, вы должны включить в него следующее:
   • Просмотрите перечень служебных обязанностей, необходимых для определения степени квалифицированности
   • Сформулируйте вопросы, чтобы спросить о требуемых навыках и опыте
   • Создайте перечень и разработайте систему оценки определенных навыков и личных качеств, которые увеличат шансы соискателя получить должность (система оценки от 1 до 5 за организацию работы в коллективе, решение задач, стрессоустойчивость, общительность и так далее).
   • Оставьте место, чтобы написать рекомендации и общие мысли
3. 3 Задавая специальные вопросы, делайте заметки. Во время интервью вы должны иметь при себе шаблон, а также блокнот для дополнительных записей, чтобы позднее включить их в отчет. Все собеседования проходят немного по-разному в зависимости от ответов соискателя на ваши вопросы и уровня его познаний.
   • Во время интервью можно задавать вопросы из шаблона вразброс, а иногда вы можете не писать ответ в нужном месте. Во избежание перетасовки листов держите наготове блокнот, чтобы во время собеседования записывать в него важную информацию, свои впечатления, мысли и интуитивные выводы.
     • Например, вы начали интервью с обычной просьбы «расскажите мне о себе». Пока соискатель говорил, возможно, он уже ответил на некоторые из заранее подготовленных вопросов. Это хорошо, так как вам не придется специально спрашивать его опять, если он уже рассказал в деталях то, что вас интересовало. Однако будет лучше, если в течение этого времени вы будете делать заметки вне шаблона, чтобы затем просмотреть их и включить в официальный отчет. Ничего страшного не произойдет, если вам знаком ваш шаблон, и вы не пропустите никакую ключевую информацию.
4. 4 Отмечайте и вербальную, и невербальную коммуникацию. Пока кандидат говорит, важно записать не только то, что он говорит, но и то, как он это говорит. Иногда способ изложения своих слов помогает определить, говорит ли человек правду, уверен ли он в себе, чрезмерно самонадеян, высокомерен и так далее. Невербальную коммуникацию также следует отметить, поскольку она значительно поможет узнать характер человека.
   • К примеру, если соискатель/ница жестикулируют при разговоре, сопровождая это улыбкой до ушей и длительным зрительным контактом на протяжении интервью, вы можете сделать вывод, что этот кандидат очень хочет занять предлагаемую должность и уверен в своих способностях.
   • Помните, что порой важно не то, что вы говорите, а то, как вы это говорите. Важно отметить эти невербальные сигналы, чтобы те, кто не присутствовал на собеседовании, и будет принимать решение, имели четкое представление о том, как оно прошло.
5. 5 Обратите внимание на характеристику и характер. Как отмечалось ранее, существуют определенные критерии – характеристика и личные качества идеального кандидата, подходящего для конкретной должности. Характеристика и личные качества могут быть подробно изложены в системе оценок или в квадрате в шаблоне, куда ставится галочка. Заполняйте эти пункты соответствующим образом во время собеседования.
   • К примеру, у вас есть список навыков и личных качеств, оцениваемые по 5-балльной шкале, где 5 считается максимальным баллом. Во время разговора с этим человеком вы лучше поймете, как его оценить, а затем вы сможете записать свою оценку.
6. 6 После интервью напишите отчет как можно быстрее. Важно заполнить оставшиеся пункты отчета о собеседовании как можно скорее. Это обеспечит объективность вашей оценки. Иногда, когда вы проводите одно собеседование за другим, могут возникнуть сложности с запоминанием деталей. Вы же не хотите перепутать кандидатов, ведь порой у вас в голове могут смешаться несколько собеседований.
   • В идеале следует иметь в запасе немного времени, чтобы вы могли написать отчет должным образом. Если делать интервал между собеседованиями – не самый лучший вариант, указывайте как можно больше деталей в своих записях и будьте крайне осторожны, храня данные каждого кандидата отдельно.
   • Закончите свои отчеты до вечера. Чем дольше вы будете ждать, тем сложнее будет закончить точный и полезный доклад по собеседованию.
7. 7 Подсчитайте баллы и оценки и добавьте заключительные комментарии. Если по шкале вашего шаблона следует указать общее число баллов, нужно заполнить этот пункт перед тем, как вы изложите свои последние замечания.
   • Например, представим, что вы проводите собеседование с агентами по продаже товаров и используете систему оценки, где требуется указать общее число, чтобы определить тип торгового представителя. После того, как вы это сделали, вы можете изложить свои последние замечания и рекомендации, к примеру, считаете ли вы, что этот кандидат достаточно решителен в своем стремлении получить должность.
   • Свои замечания следует заканчивать рекомендацией в поддержку кандидатуры этого человека, предлагая назначить его на должность или посоветовать перейти к следующим кандидатам.