Как ответить на звонок на работе

Создать профессиональный имидж на работе важно для успеха в карьере. То, как человек одевается, разговаривает, взаимодействует с коллегами, клиентами и руководителями всегда запоминается. Ответы на звонки это то, что делает каждый работник независимо от его должности на работе. Ответ на звонок на работе должен быть четким и оптимистическим, чтобы абонент почувствовал себя комфортно и был настроен на позитивный манер.

Шаги

1. 1 Говорите медленно и ясно, чтобы абонент смог понять, что вы говорите. Говорите веселым, уверенным тоном с энтузиазмом и доброжелательно. Звонящий не видит вас, поэтому убедитесь, что ваш тон спокойный и привлекательный. Представьте, что абонент находится прямо перед вами и улыбайтесь. Улыбка должна часто присутствовать в вашем голосе. Убедитесь, что вы не едите, не пьете и не жуете, когда отвечаете на телефонный звонок.
2. 2 Отрегулируйте скорость и звук. Некоторые люди говорят немного громче по телефону, чем обычно. Говорите с нормальной громкостью и не кричите. Сделайте глубокий вдох прежде, чем поднять трубку и говорите медленно.
3. 3 Используйте стандартное приветствие. Ваше приветствие должно включать стандартные слова, такие как «доброе утро» или «добрый день». Поблагодарите человека за звонок, представьте себя, затем компанию или отдел и спросите, чем вы можете быть полезным.
   • Избегайте подачи абоненту слишком большого объема информации, как только вы ответили на звонок. Вы же хотите, чтобы клиент помнил, с кем он разговаривает. Дайте ему только необходимую информацию. Ясное и короткое приветствие должно звучать примерно так: «Доброе утро, спасибо за звонок это Компания. С вами говорит Джо, чем я могу вам помочь?».
4. 4 Будьте подготовленными. Держите ручку и блокнот рядом с телефоном, чтобы записать информацию, которой может поделиться звонящий, в случае если вам необходимо передать трубку или провести исследование, чтобы ответить на вопрос. Если вы администратор, который отвечает на звонки многих людей, держите разделительный номер рядом с телефоном.
5. 5 Помните имя абонента и профессионально перенаправьте его/ее. Если это не кто-то из ваших знакомых, используйте фамилию, такую как г-н Смит или г-жа Кларк. Запишите имя, как только вам его сказали, чтобы не забыть в ходе разговора.
6. 6 Прежде чем повесить трубку, спросите разрешения. Если вам надо перенаправить звонок кому-то другому, или оставить абонента на линии, чтобы получить информацию или провести некоторое исследование, чтобы ответить на вопрос, спросите, не возражает ли абонент остаться ненадолго на линии.

Советы

• Помните, что не надо использовать жаргонные слова или аббревиатуры, которые абонент не сможет понять. Будьте чуткими и оставайтесь спокойными и профессиональными, даже если абонент жалуется или грубит.
• Избегайте отвлечения. Оставьте то, что вы делали, и сосредоточьтесь на телефонном звонке, чтобы абоненту было направленно все внимание. Вы же не хотите выглядеть так, словно вас отвлекают, и вы не можете ответить на вопрос или оказать помощь.

Что вам понадобится

• Карандаш
• Блокнот