Как организовать волонтерскую группу

Многим организациям требуется большое количество волонтёров. Такие люди могут быть частью постоянного функционирования механизма компании, либо же к их услугам прибегают для организации разовых мероприятий. В любом случае, для организации волонтёрской команды требуется время и умелый подход к людям.

Шаги

1. 1 Разделите всю работу, которую необходимо выполнить, по конкретным задачам.
   • Например, если цель вашей команды - организовать концерт на улице, то конкретными задачами могут быть: натянуть навес, поставить стулья, протестировать звуковое оборудование и позвать гостей.
2. 2 Всегда давайте точные инструкции, уделяя особое внимание необычным или специфическим заданиям, для того, чтобы воплотить ваши задумки в жизнь. Желательно включить советы по устранению неполадок в работе.
   • Например, вы можете уточнить, что необходимо, чтобы стулья стояли рядами, по десять в каждом, к четырём часам вечера. Расстояние между рядами - один метр.
   • Конкретика помогает донести важность качественного выполнения того или иного отдельного задания в контексте мероприятия в целом.
3. 3 Для выполнения поставленных задач лучше всего разбить людей на команды. Вы можете объявить набор в группу, либо же при регистрации волонтёров интересоваться про их навыки, в зависимости от которых их и будут распределять по конкретным задачам.
4. 4 Для того чтобы люди узнавали друг друга, раздайте всем бейджи.
5. 5 Предусмотрите короткие перерывы в графике. Убедитесь, что у людей есть вода, еда и возможность посетить туалет.
6. 6 Позаботьтесь об обратной связи: оставьте свой мобильный телефон или рации.
7. 7 Вдохновляйте ваши волонтёрские команды вовремя их работы над заданиями. Если в группе есть разногласия между участниками, то предложите конструктивный совет, либо же направьте «миротворца» из другой группы для устранения конфликта.
8. 8 Подумайте о хорошей благодарности и вознаграждении за проделанною работу. Вы даже можете участвовать в работе волонтёров, присылая им ободряющие электронные письма и поздравительные открытки. В конце концов, они тратят своё время и силы на вас!

Советы

• Помните, что эти люди - волонтёры. Не приказывайте волонтёрам что-то делать, просите их об этом. Так же не назначайте много инструктажей, не увеличивайте рабочее время и предоставляйте все необходимые для работы материалы. Не перегружайте волонтёров, если вы конечно хотите, чтобы они продолжали на вас работать.
• Если волонтёр не может быть частью команды, давайте ему персональные задания.
• Чем раньше вы всё спланируете, тем легче будет управлять большой группой людей. У больших групп есть проблемы с самоорганизацией и быстрым принятием решений.