Как организовать свое офисное пространство

Цель организации офиса – увеличение его эффективности. Когда все на своих местах, вы легко можете найти в нужный момент то, что вам требуется, что потенциально увеличивает вашу эффективность как сотрудника.

Шаги

1. 1 Рассортируйте свои бумаги. Бумаги очень быстро накапливаются на поверхности стола, но это ведет к ощущению хаоса, способного застопорить работу. Заведите шкаф для хранения документов, маленький лоток, настольные полки или любую другую систему хранения для бумаг. Как только заканчиваете работу с документом, складывайте его на хранение, уничтожайте или выбрасывайте. Если вам необходимо сохранить документ, но в данный момент он вам не нужен, отправляйте на хранение.
2. 2 Уберите со стола все, что вам не нужно в данный момент. Разложите ручки и карандаши по пластиковым органайзерам на столе или в ящике стола. Сделайте то же самое со скрепками, булавками, крепителями для бумаги и прочей мелочью. Если вам требуется дополнительное освещение, попробуйте не ставить настольную лампу, а воспользоваться напольной или прикрепляющейся к полкам над столом.
3. 3 Организуйте хранение всех предметов, необходимых вам на ежедневной основе, так, чтобы они всегда были в зоне досягаемости. Монитор, клавиатура и телефон должны быть центральными предметами на рабочем столе, если вы пользуетесь ими чаще, чем другими принадлежностями. Держите рядом блокнот и любимую ручку. Другие предметы, реже используемые, вроде степлера или скотча, можно сдвинуть по периметру, чтобы их было легко достать, но они не занимали ближайшее к вам пространство. Если вы не всегда пользуетесь компьютером, убедитесь, что у вас достаточно места для ручной работы.
4. 4 Реорганизуйте хранение предметов в ящиках стола таким образом, чтобы более часто используемые из них лежали в верхних ящиках, в наиболее доступных местах.
5. 5 Если возможно, повесьте на стену календарь. В качестве альтернативы можно использовать электронные календари на компьютере, планшете или телефоне, отмечая на них запланированные мероприятия и события.
6. 6 Аккуратно скрепите все шнуры и провода. Подвесьте их и постарайтесь спрятать вдоль стены или за чем-либо. Для того чтобы разобраться, какой из них для чего, пригласите своего ИТ-специалиста.
7. 7 Пусть офисное пространство работает на вас. Если ваш стол расположен у окна, а вы знаете, что склонны отвлекаться на то, что происходит на улице, рассмотрите возможность перестановки стола к противоположной стене. Сейф с документами должен стоять рядом с вашим рабочим столом, чтобы вам было проще работать с хранящимися в нем бумагами. Принтер, факс и сканер должны быть также в пределах доступа. Стул на колесиках поможет вам мобильнее передвигаться внутри своего офисного пространства.
8. 8 Повесьте на стену семейные фотографии или поставьте их на сейф с документами. Разместите их так, чтобы их было видно, но при этом они не занимали драгоценного пространства на рабочем столе. Можно сделать один коллаж со всеми фотографиями и повесить его на стену, тогда у вас будет меньше головной боли по поводу размещения множества рамок.
9. 9 Найдите место для своих личных вещей. Сотовый телефон можно хранить в верхнем ящике стола так, чтобы им было легко воспользоваться в случае звонка. Если вы женщина, прикрепите к стене или задней части двери крючок для сумочки.

Советы

• Поддерживайте организацию своего офиса в процессе работы. Очень легко вновь вернуться к хаосу, но это приведет к неэффективному использованию времени и трате лишних часов на выполнение регулярных обязанностей.
• Вместо того чтобы все распечатывать, можно сократить расход бумаги, работая с файлами на компьютере. Можно сканировать документы и отправлять их по электронной почте, а не распечатывать и отдавать в руки. Это сэкономит не только бумагу, но и ваше время.
• Конвертируйте старые файлы в цифровой формат и pdf. Используйте платформы для удаленной совместной работы, такие как SharePoint, или создайте на своем сервере собственный вариант. Выбрав такой путь, не забудьте контролировать общий объем нагрузки на сервер.