Как организовать собрание

3 методика:Перед собраниемВо время встречиПосле собрания

Убедитесь, что все спланировали, и ваше мероприятие пройдет успешно. Соберите вокруг хороших людей с такими же убеждениями, что и у вас. Выдвиньте кандидатуру (вероятно, себя) главного координатора, который в случае необходимости будет принимать окончательные решения; у этого человека должны быть навыки управления людьми. Это руководство предоставляет достаточно средств по внедрению идеи, но без предложений по сбору финансовых вложений и т.п., хотя они могут быть рассмотрены где-то еще.

Шаги

Метод 1 из 3: Перед собранием

1. 1 Оцените число людей, которые придут на собрание. Помните, что количество имеет значение. В зависимости от характера вашего собрания вы можете или не можете в полной мере контролировать численность людей. Тем не менее, будет необходимо оценить некоторые значения, например, для ведения посещаемости путем внесения пришедших в книгу посещений.
2. 2 Составьте план в письменном виде. Довольно много предстоит сделать и существует множество деталей по управлению, упущение которых может привести к расколу.
   • Создайте список людей, необходимых для выполнения поручений, связанных с телеоператорами, бригадирами осветителей, звукооператорами, швейцарами, службой безопасности, помощниками билетной кассы, парковки, общественного питания и т.д. хорошо, если вы найдете в своей организации врачей и медсестер, чтобы поручить им оказание медицинской помощи в случае необходимости.
   • Создайте бюджет. Этот шаг необходимо сделать загодя, чтобы выявить потребности спонсоров и установить цену билетов для посетителей.
3. 3 Забронируйте место. Это может быть самым важным решением в планировании организации собрания. Выберите место, подходящее размеру группы, с чистыми, хорошо оборудованными удобствами и способностью обеспечить всех своевременным и свежим питанием. Подумайте, захотят ли участники уйти пораньше или задержаться, чтобы оценить ближайшие достопримечательности. 
   • Определите дату. После того выбора места сборов, необходимо сообщить участникам дату собрания, даже если она будет только через год.
4. 4 Создайте комитет. Никто не говорит, что вы должны все планировать по своему усмотрению без постороннего участия. Заручитесь помощью, создайте комитет и окружите себя полезными, трудолюбивыми, преданными энтузиастами. Кроме того, это необходимо, чтобы запустить ключевые идеи через небольшие фокусные группы во избежание серьезных упущений.
   • Убедитесь, что в целом у координатора нет других задач помимо согласования мероприятия. Общий координатор должен заниматься планированием всех встреч до начала съезда и работать с помощниками по управлению, чтобы вместе отшлифовать события на стадии планирования для достижения наилучших результатов.
   • Назначьте подходящего человека на должность церемониймейстера. Во многих отношениях это является важнейшей задачей такого события; при неудачном выборе вся программа может оказаться под угрозой.
   • Назначьте кого-нибудь решать второстепенные вопросы, возникающие во время мероприятия. Этот человек может взять себе помощников и привлекать их к работе по мере необходимости.
   • Назначьте человека или, возможно, супружескую пару выступать в качестве хозяев съезда для докладчиков и ведущих. Хозяин или хозяева должны заботиться о гостях на всем протяжении события с момента их прибытия и вплоть до возвращения в аэропорт. Это должны быть почтенные люди, ведь им предстоит представлять собрание перед приезжими гостями.
   • Разбейте событие на обрабатываемые категории (видео, звук, общественное питание и т.д.) и выдвиньте одну кандидатуру (помощника руководителя) взять на себя ответственность каждой категории.
5. 5 Пораньше забронируйте аудио- и видеоматериалы. Аудиовизуальная поддержка является одной из тех вещей, которые большинство людей заметят, если только если она отсутствует или неисправна. Эффективная аудиовизуальная поддержка должна быть полностью интегрирована на главной сцене.
6. 6 Помните, что люди проголодаются, им нужно будет поесть. К тому же, им потребуется время от времени посещать ванную комнату. Убедитесь, что ваша программа составлена таким образом, чтобы гости имели возможность перекусить и/или пообедать во время перерывов, а также посетить ванную комнату. Это обязательно необходимо.
7. 7 Вместе с хозяевами мероприятия зарегистрируйте место встречи в местном совете подзаконных актов. Не забудьте проконсультироваться. После того, как вы определили все необходимое, убедитесь, что при планировании все было учтено. Было бы неплохо поставить ответственного за эту область мероприятия.
8. 8 Убедитесь, что оформили страховку.
9. 9 Составьте план действий на случай неожиданного дождя, града или снега, если место встречи не рассчитано на неблагоприятные погодные условия.

Метод 2 из 3: Во время встречи

1. 1 Позаботьтесь о сохранении влаги. Возможно, это прозвучит как простая вещь, однако собрания предполагают высокую продолжительность и проведение большого количества времен на ходу – убедитесь, что вы и ваши сотрудники избегут обезвоживания и голода, так как потребуются энергия и выносливость, чтобы продолжать двигаться весь день (а назавтра проснуться и продолжать работу).
2. 2 Связь. Вы не можете потушить все пожары и управлять всем по своему усмотрению. Постоянно общайтесь с сотрудниками, просите о помощи, убедитесь, что у каждого есть работа и просите помощь по мере необходимости. Чем крепче ваше общение и лидерские навыки, тем более гладко пройдет мероприятие.
3. 3 Сбор информации. В дополнение к регистрации вы захотите собрать информацию по совершенствованию, контактную информацию для представителей, которые, возможно, пожелают спонсировать или присутствовать на вашем следующем собрании. Эта информация понадобится вам, чтобы с каждым разом улучшать собрание, так что не забудьте потом потрать время на анализ данных.
4. 4 Не забудьте о лице. Сердечно и радушно улыбайтесь и напоминайте сотрудникам поступать также. Когда речь об эффективном использовании сотрудников, используйте сильные стороны каждого. Поставьте дружелюбный, наиболее осведомленный персонал и дворецких обеспечивать проход людей на места и отвечать на вопросы. Дружелюбные и организованные люди идеально подойдут для регистрации и размещения. Трудолюбивые, но застенчивые особы будут бегать туда-сюда в качестве обслуживающего персонала.

Метод 3 из 3: После собрания

1. 1 Сделайте несколько заметок. Теперь, когда собрание окончено, вы можете расслабиться, не так ли? Ну, не совсем. Разумнее будет сделать несколько заметок, которые помогут вам (или тому, кому повезет нести ответственность после вас) в планировании следующего собрания. Запишите, что сработало, что не получилось, что вам понравилось и не понравилось в месте встречи, и какие рекомендации следует принять во внимание при планировании последующих встреч. Проведите брифинг с членами комиссии – они внесут дополнительный вклад, а также поведают о состоявшихся во время мероприятия разговорах.
2. 2 Введите данные (если это возможно). Мы надеемся, вы смогли собрать данные об участниках в электронном варианте, чтобы исключить необходимость ввода данных. Если нет, следует получить бланки ввода как можно раньше после проведения мероприятия – таким образом, вы построите список контактов для следующего собрания, «сохранив дату» рассылки.
3. 3 Анализ данных. Соберите отзывы, обобщите и проанализируйте ответы на опрос участников. Обратите внимание на то, что получилось, а что нет, какие предложения были внесены участниками для улучшения процесса. Включите эту информацию в ваши заметки с предыдущего шага. Кроме того, просмотрите свой бюджет – вы довольны им? Какие средства были потрачены, что можно избежать или пропустить в будущем? Где лучше потратить средства (например, опросы участников могут показать, что дополнительные вложения необходимы для избегания путаницы и управления движением людей – зная это, вы можете в следующем году выделить из бюджета дополнительные средства).
4. 4 Скажите «спасибо». После мероприятия разошлите благодарственные письма или письма тем, кто оказал помощь в некоторых ключевых моментах. Это будут члены комитета, волонтеры, сотрудники, спонсоры, докладчики и продавцы, выделившие средства или товары (цветы, украшения, напитки, реклама и т.д.) к событию. Никогда не стоит недооценивать силу благодарности – когда вы выберете время для выражения искренней благодарности, эти же люди и поставщики будут еще более восприимчивы при последующих ваших обращениях за помощью.
5. 5 Принятие решений для следующего раза. Вы можете начать принимать некоторые ключевые решения к следующему собранию (место, расположение, дикторы, даже дату проведения) на основе полученных отзывов и впечатлений о состоявшемся собрании.

Советы

• Убедитесь, что у вас достаточно пользовательских продуктов, таких как мыло, моющие средства, полотенца для рук, туалетная бумага, комплект (-ы) первой помощи и др.

Предупреждения

• Помните, что вы несете ответственность за место на время проведения мероприятия. Как только все будет сделано, и участники разъедутся, проведите с владельцем совместную аудиторскую прогулку. Убедитесь, что попросили людей хорошо убраться, чтобы вернуть хозяевам чистое место аренды.