Как организовать систему электронного документооборота

Организация имеет ключевое значение для бизнеса, а также для личной пользы. Независимо от того, чем вы занимаетесь, важно иметь хорошие организаторские способности (особенно при работе с документами), которые все из нас проявляют в какой-то момент. В современном мире для наc организация реализуется просто - при помощи компьютеров и систем электронного документооборота. Хотя этот инструмент доступен для нас, нам все еще возможно потребуется небольшая помощь, используя ее с наибольшей пользой. Если это имеет отношение к вашей «связи» с электронным документооборотом, следующие рекомендации могут оказаться полезными.

Шаги

1. 1 Решите, какую информацию вы хотите организовать в электронном виде.
2. 2 Создайте одну главную электронную папку (каталог), которая будет содержать все остальные папки, связанные с набором информации, которую вы хотите организовать. Вы можете выбрать для обозначения этой папки все что угодно, однако, большинство компьютеров будут иметь базовые настройки папок по умолчанию, включая My Documents, My Pictures, My Music, и др., которые могут быть полезны для этой цели. Подсказка – присваивая имя папке, старайтесь быть как можно более краткими, используя наименьшее количество слов, которые будут четко передавать то, что папка содержит.
3. 3 В зависимости от объема информации, которую вы хотите организовать, вам также, возможно, потребуется создать вложенные папки в главной папке. Например, если вы пытались организовать ваши налоги в электронном виде, вы можете назвать основную папку "Налоги" и каждую вложенную папку - по годам. Этот тип организации каталога-подкаталога будет предоставлять быстрый и легкий доступ к вашим файлам.
4. 4 В папках лучше включать даты во всех документах и расположить их в хронологическом порядке. Вы можете также включить дату документа в имя файла.
5. 5 Обязательно делайте резервное копирование файлов на диск, желательно каждые три-четыре недели.
6. 6 По мере того, как ваша электронная система документооборота будет увеличиваться, вы должны будете своевременно обновлять ее, перемещая документы на диск, к которым больше уже регулярно не обращаетесь. Устраняя этот беспорядок, будет проще для вас использовать систему электронного документооборота более эффективно.

Советы

• Старайтесь, чтобы ваши каталоги имели подкаталоги не выше 3-го уровня, этого будет достаточно для большинства домашних и деловых задач.
• По мере того, как будете работать дольше с вашей системой электронного документооборота, вы узнаете для себя, что лучше подходит вам и какие необходимы для организации документы. Наиболее важным аспектом организации является функциональность, поэтому важно для вас «нащупать» эти установки в соответствии с вашим определением "практичность".
• Когда устанавливаете дату для файлов, то лучше использовать формат - год.месяц.день (например, 2010.09.29), чтобы держать их в порядке. Вы можете (если предпочитаете пропускать точки и год) просто записать 100929.