Как организовать мероприятие по сбору средств

Глобальные мировые проблемы и требуемое для их решения количество средств являются широко обсуждаемыми темами. Возможно, вы и сами хотите внести свой вклад, организовав небольшое интересное мероприятие по сбору средств. Для начала вам необходимо выбрать вид благотворительности, затем придумать идею для мероприятия, ну и, наконец, определиться с местом проведения и списком гостей.

Шаги

1. 1 Если вы ещё не определились, то необходимо решить, какой вид благотворительности вы будете поддерживать. Какой из них, по вашему мнению, больше всех нуждается в помощи? Если вы точно не уверены, обсудите данный вопрос с семьёй и друзьями.
2. 2 Возможно, стоит открыть банковский счёт, особенно если на данный момент его нет, ведь ваша цель – сбор денег. Он будет особенно актуальным при сборе средств на помощь семье или одному человеку. Обязательно укажите назначение счёта, чтобы избежать налоговых и иных вычетов. Например, если вы собираете деньги на лечение от рака ребёнка по имени Х, то счёт можно назвать «Фонд пожертвований на лечение Х».
3. 3 Определитесь, какого рода событие вы собираетесь проводить. Количество возможных идей ограничено лишь вашей креативностью. Можно остановить выбор на чем-нибудь традиционном: ужин или молчаливый аукцион, либо можно попробовать что-нибудь оригинальное: гонки, водные бои, ношение глупой одежды и т.д. Будьте креативны!
4. 4 Узнайте, имеет ли причина ваших чаяний (человек, благотворительная организация, общество и т.д.) список людей, которые не будут возражать, если с ними свяжутся. Электронная почта – особенно эффективный инструмент для установления контакта одновременно с большим числом людей, в частности, для поиска волонтёров.
5. 5 Используйте список контактов для поиска людей, уже имеющих опыт в подобном сборе средств. Им не обязательно помогать какими-либо действиями, но их опыт может оказаться полезным. Чрезвычайно полезным, если у вас нет вообще никакого опыта!
6. 6 Найдите место для проведения мероприятия. Возможные площадки на открытом воздухе: церкви, школы, винодельни, рестораны или холлы общественных зданий. Поинтересуйтесь, где раньше проводились схожие мероприятия, и узнайте, можно ли их использовать для вашего. В зависимости от цели сбора средств, площадка тоже может быть пожертвована, т.е. отдана в аренду бесплатно. Кроме того, можно спросить совета у людей из списка контактов.
7. 7 Посетите будущее место проведения и убедитесь, что места действительно хватит и какими дополнительными преимуществами можно воспользоваться. Заранее составьте карту мероприятия, чтобы избежать «пробок», таких как очереди на проезд в места, к которым необходим быстрый доступ.
8. 8 Определитесь с временем и местом. Разузнайте, когда проводились похожие мероприятия. Время окончания выберите с учётом времени, необходимого на уборку.
9. 9 Решите, какие виды платежей вы будете принимать. Наличные и чеки – самый простой способ. Расчёт по карточке более сложен, но зато посетители могут пожертвовать большую сумму. Учтите, что банк возьмёт несколько процентов комиссионных. Обдумайте возможность применения мобильных платежей, например, с помощью приложения Square для iPhone или его аналогов.
10. 10 Проконсультируйтесь с органами государственной власти на предмет необходимости заполнения каких-либо бумаг. Например, с органами, контролирующими игорный бизнес, если вы организуете лотерею, либо с учреждениями здравоохранения, если вы собираетесь продавать еду.
11. 11 Определитесь, какова будет процедура входа на мероприятие: бесплатный вход или по билетам/пригласительным. Если вход платный, установите цены (на одного человека, паре, семье) и напечатайте билеты. Это довольно дешёво, поэтому лучше напечатайте их с запасом, чем потом окажется, что их не хватает. Для координации процесса продаж и управления списком посетителей можно использовать сервисы вроде EventBrite (базовый пакет услуг бесплатен). Также убедитесь, что на входе есть какая-либо чёткая надпись или знак, кому и на какие цели выписывать чеки. В зависимости от типа мероприятия, можно предложить друзьям и знакомым пожертвовать средства в обмен на участие в нём.
12. 12 Придайте мероприятие огласке. Возможно, местные рекламные компании захотят вам помочь. В тоже время, объявление в местной газете также не будет лишним. Свяжитесь с отделом рекламы для непосредственного размещения объявления, а также с отдельным корреспондентом, который мог бы написать статью о вашем мероприятии. Обратитесь на местную радиостанцию или телеканал, возможно, они захотят рассказать о вас в своём эфире, либо согласятся сотрудничать на правах социальной рекламы. Большей огласки можно достигнуть, если задействовать людей из списка контактов, предложив им отправить электронное письмо друзьям, ретвитнуть, опубликовать информацию о событии на своей странице в социальных сетях и т.д.
13. 13 Сделайте флайеры и распространите их, в том числе с помощью почты. Если вы создаёте флайер на компьютере, сохраните его в формате PDF или JPEG, а затем расспросите людей из списка контактов, возможно, у них есть возможность их распечатать.
14. 14 Если вход на ваше мероприятие платный – распространите билеты заранее. Если нет – сделайте флайеры. В интернете можно найти специализированные сервисы, с помощью которых это будет проще сделать, например, SMORE.com. Благодаря флайерам у людей будет возможность внести пожертвования, даже если они не смогли посетить ваше мероприятие. Распространение билетов и флайеров даст вам представление, сколько приблизительно людей посетят ваше мероприятие, что очень полезно, если вы собираетесь докупать что-либо. Волонтеры, в свою очередь, могут выбить разрешение распространять билеты и принимать пожертвования на территории местных торговых точек и других посещаемых заведений. Это тоже будет неплохой рекламой.
15. 15 Запаситесь наличными на сдачу и сейфом, где будут храниться пожертвования. Возможно, стоит поставить на входе корзинку побольше с соответствующей надписью на ней, чтобы у посетителей была возможность пожертвовать больше. На удивление, данный трюк отлично срабатывает. Внимательно следите за всеми местами сбора денег. Скорее всего, ничего не случится, но злоумышленнику будет очень просто схватить, например, корзинку с пожертвованиями и побежать.
16. 16 Начинайте! Постарайтесь сделать ваше мероприятие как можно более весёлым и интересным.
17. 17 Проведите тщательную уборку. Обязательно сохраните все чеки, бумаги и записи.
18. 18 Не забудьте передать собранные деньги благотворительным организациям.

Советы

• Будьте любезны и добры к посетителям и жертвователям.
• Если ваше мероприятие включает мытьё машин или что-либо подобное, не забудьте предупредить посетителей принести одежду, которую не жалко намочить.
• Не позволяйте посетителям увильнуть от пожертвований.
• Введите возможность возврата денег, для тех, кто передумал жертвовать.

Предупреждения

• Будьте осторожны: не делайте вещей, которые могут оскорбить посетителей. Ваша цель – собрать средства на благотворительность, а не подурачиться и проверить, как далеко вам дадут зайти.

Что вам понадобится

• Оборудование для проведения мероприятия.
• Люди.
• Деньги.
• Само собой, менеджер по организации мероприятий.