Как организовать корпоративное мероприятие

Занимаетесь вы организацией мероприятий профессионально, или же перед вами стоит задача спланировать вечеринку для целей вашей бизнес-компании, и при этом учесть все детали довольно непросто. Чтобы программа прошла без сучка и задоринки, нужно обдумать такие детали как обстановка, еда, местоположение и многое другое.

Шаги

1. 1 Составьте концепцию вашей большой идеи. Другими словами, придумайте ей тему.
   • Будет это вечеринка, на которой будут подаваться коктейли, пикник для ваших сотрудников, выбор темы задаст тон всему мероприятию, и даст вам возможность определить, какой будет еда, музыка, декорации и так далее.
   • Удостоверьтесь в том, что тема будет подходящей для приглашенных. В интернете можно найти большое разнообразие таких тем, которые помогут вам с чего-то начать.
2. 2 Предварительно подсчитайте бюджет мероприятия, беря за основу то, сколько вы можете потратить на еду, развлечения, пригласительные, аренду помещений и другие элементы, которые вы хотите сделать частью торжества.
3. 3 Назначьте встречи с арендодателями подходящих помещений и просмотрите различные варианты.
   • Обсудите цену, и что входит в стоимость услуг.
   • Договоритесь о времени, когда вы сможете иметь доступ к помещению. Если зал не заказан на день перед вашей вечеринкой, то сможете ли вы прийти заранее, чтобы украсить его и все подготовить? Обслуживается ли зал посудой, скатертями, салфетками, или вам нужно все приносить с собой?
   • То же самое касается продуктов: можно ли их заказать на месте или придется дополнительно договариваться с фирмой, обслуживающей банкеты?
   • Договоритесь о встрече с фирмой, обслуживающей торжества, чтобы попробовать их блюда и поговорить о цене.
   • Подумайте, нужна ли вам дополнительная охрана для вашей компании. Это обезопасит вас не только в юридическом плане, но и от нежелательных посторонних.
   • Наймите профессионального бармена, если фирма, дающая вам помещение не может его предоставить, а вы решили, что на вечеринке будет алкоголь.
   • Узнайте, предоставляет ли фирма праздничные украшения, или же вам нужно об этом позаботиться самому. Иногда таковые могут иметь широкий ассортимент предметов, которыми можно украсить столы, например, свечи, зеркала, кувшины и др. Используя такие предметы бесплатно, можно неплохо сэкономить.
4. 4 Выберите меню и обговорите с теми, кто вас будет обслуживать, а также способ подачи блюд. Будет это шведский стол, или гости будут сидеть за отдельными столиками? Предусмотрены ли закуски перед основными блюдами, и будет ли что-нибудь к вечеру на десерт? Обсудите в точности такие моменты, чтобы гости не чувствовали себя голодными.
5. 5 Подпишите необходимые договоренности и попросите для себя копию документа.
6. 6 Купите нужные для вашей темы украшения.
7. 7 Придумайте и сделайте приглашения; разошлите их почтой или через интернет.
8. 8 Создайте список необходимых задач. Если существуют какие-нибудь критичные по срокам фрагменты, сделайте список, хорошо рассчитав время, нужное для их выполнения.
9. 9 Перепроверьте ваш список за неделю и за день до мероприятия, чтобы убедиться в том, что вы ничего не забыли.
10. 10 Подумайте о человеке, который бы помог вам все организовать и выполнить ваши поручения во время самого мероприятия.

Советы

• Узнайте у вашей страховой компании, нужны ли дополнительные положения к полису. Предпринятые меры "на всякий случай" будут хорошей подстраховкой, если произойдет какая-либо неприятность, например, пожар, повреждения или судебные разбирательства.