Как навести порядок в шкафу для хранения документов (картотеку)

Соблюдая несколько простых правил, вы можете создать и упорядочить целый шкаф для хранения документов или целое помещение таких шкафов.

Шаги

1. 1 Подготовите документы. Убедитесь, что все они промаркированы по единообразной форме, например, на основании названий компаний или на основании ФИО людей.
2. 2 Упорядочите свои документы (папки с документами) в алфавитном порядке, начиная с ближних и заканчивая дальними документами в ящике, начиная сверху и двигаясь к низу шкафа, а также слева направо в системе хранения документов в целом (если она состоит из нескольких шкафов).
3. 3 Оставляйте место для будущих документов (или папок с документами). Если у вас есть достаточное количество документов для того, чтобы заполнить 50% шкафа, который состоит из 4-х выдвижных ящиков, то не заполняйте полностью первые 2 ящика; лучше заполните все 4 ящика наполовину. Новые документы или папки не обязательно всегда будут добавляться в конец, они будут добавляться в алфавитном порядке.
4. 4 Своевременно возвращайте документы на место. Время от времени вам придется доставать документы, но следите за тем, что, когда вы закончите работу с ними, то вернете их на место в короткий срок. Если вы допустите их накопление вне упорядоченной системы, то позднее вы не сможете быстро их найти.

Советы

• При маркировке документов или папок с документами, помещайте ярлыки или метки в разных частях различных документов, так что бы они не перекрывались и не закрывали друг друга.
• Также полезно сохранять упорядоченность внутри любой конкретной папки с документами (для этого традиционно используется хронологический порядок), таким образом, когда вы найдете папку, то сможете также быстро найти что-то и в ней.
• Для поддержания надлежащего порядка в картотеке, располагайте названия, состоящие из заглавных букв перед названиями, которые состоят из целых слов, таким образом, чтобы "АЦЦ Инк." предшествовала "Абагава Ко."
• Когда вы заводите для человека индивидуальную папку, то придерживайтесь следующей формы "сначала Фамилия, затем Имя" для того, чтобы обеспечить надлежащий алфавитный порядок.

Предупреждения

• Открывайте одновременно только один ящик шкафа для того, чтобы он оставался в устойчивом положении. Открывая более одного ящика за раз, вы можете наклонить шкаф (и перевернуть его на себя).
• Так как в шкафах полно бумаги (которая легко воспламеняется), то вы можете задуматься над необходимостью установки неподалеку средств пожарной безопасности.
• Постарайтесь не порезаться бумагой.