Как найти больше времени в своем рабочем дне

3 методика:Определите существенные временные потериВерните потерянные минутыСовершенствуйтесь в управлении временем

Исследования, проведенные в США, показали, что из 8 часов рабочего времени среднестатистический работник тратит впустую приблизительно 2 часа. Сюда не входят обед и другие перерывы, официально включенные в расписание. Менеджеры по персоналу, как правило, признают чуть менее одного часа потерянного времени на каждого сотрудника при определении размера оплаты труда, и многие компании рассчитывают уровень производительности труда исходя из этого же допущения. Если вы обнаруживаете, что не успеваете справиться со всей работой, возможно, причина в том, что вы теряете больше времени, чем думаете.

Шаги

Метод 1 из 3: Определите существенные временные потери

1. 1 Просмотрите свой рабочий календарь за последний год и найдите встречи, конференции, совещания и другие обязательные мероприятия, которые отняли у вас много рабочих часов, но были лишь пустой потерей времени. Отказывайтесь от участия, перепоручайте это кому-нибудь или предпринимайте другие необходимые действия, чтобы не тратить время на участие в них в будущем.
   • Если ваше присутствие обязательно, проявите способность к многозадачности и подумайте, что полезного вы можете сделать, пока находитесь там.
   • Отправьте вместо себя кого-нибудь другого, если понимаете, что ваша компания должна быть там представлена.
2. 2 Ограничьте время, которое вы затрачиваете на электронную почту. Некоторые сотрудники каждое утро проводят более часа за разбором входящих сообщений. Всякий раз как работник отвлекается на новое полученное письмо, читает его и возвращается к прерванной работе, теряется примерно 5 минут.
   • Отпишитесь от рассылок и новостей, которые не нужны вам для работы.
   • Настройте спам-фильтр на более высокий уровень защиты, чтобы не получать лишних сообщений.
   • Отправляйте меньше электронной почты и меньше отвечайте на нее, чтобы, в свою очередь, меньше получать. Необязательно отвечать на все полученные сообщения. Иногда из-за простого "спасибо" обмен сообщениями продолжается и затягивается надолго, хотя вопрос уже решен.
   • Отключите звуковые и визуальные оповещения о новых сообщениях, если только ваша основная работа не состоит в отслеживании электронной почты. Установите себе график проверки входящих сообщений в течение рабочего дня, вместо того чтобы просматривать каждое в отдельности в момент получения.
   • В качестве альтернативы вы можете изменить интервал проверки новых сообщений в вашем почтовом ящике. Увеличьте его с 5 до 30 минут, и вы будете отвлекаться от работы реже на 80 раз в день.
   • Работайте с письмами по мере их поступления: принимайте к сведению, отвечайте, пересылайте, удаляйте. Сохраненные сообщения сортируйте по папкам, чтобы впоследствии их было легко найти.
3. 3 Назначайте встречи так, чтобы время начала и окончания соответствовало объему материала, который вам нужно обсудить. Придерживайтесь плана, чтобы удостовериться, что все вопросы будут охвачены в отведенное время, и корректируйте свое расписание, если на самом деле вам понадобится больше или меньше времени, чем ожидалось.

Метод 2 из 3: Верните потерянные минуты

1. 1 Ограничьте время на болтовню с коллегами.
   • Когда к вам обращаются разговорчивые коллеги, говорите, что у вас ровно "Х" минут, после чего вы должны вернуться к работе. Придерживайтесь графика и предложите закончить беседу во время перерыва на обед или кофе или после работы.
   • Воздерживайтесь от обсуждения офисных слухов и сплетен, из-за которых ваше внимание концентрируется на вещах, не имеющих отношения к работе.
2. 2 Честно составьте список, какими личными делами вы занимаетесь в рабочее время. Возможно, некоторые дела вы даже не замечаете, настолько они вошли в привычку. По возможности избавьтесь от них, и вы даже удивитесь, сколько свободного времени у вас окажется. Сотрудники часто признают, что на работе занимаются следующим:
   • Просмотр сайтов в интернете в личных целях.
   • Компьютерные игры.
   • Личные телефонные звонки.
   • Ведение собственного бизнеса (или подработка).
   • Отлучки под рабочими предлогами, но по личным делам.
3. 3 Приходите на работу рано, чтобы приступить вовремя, и продолжайте работать до конца дня, делая паузу только на время предусмотренных перерывов.
   • Считается, что некоторые люди регулярно теряют от 15 до 30 минут в начале и в конце рабочего дня, морально и физически готовясь к работе и к уходу домой. Ваш рабочий день по-настоящему начинается, когда вы начинаете работать и заканчивается, когда вы начинаете собираться домой.
   • Приходите на работу пораньше, если знаете, что утром, перед тем, как приступить к работе, вам нужно какое-то время.
   • Используйте время в пути с работы и на работу, чтобы мысленно подготовиться. По дороге на работу представляйте себе, как вы начнете день, вспоминайте, что у вас запланировано и готовьтесь приступить к работе. По пути домой постарайтесь больше не думать о работе и сосредоточиться на семье, домашних делах и планах на вечер.

Метод 3 из 3: Совершенствуйтесь в управлении временем

1. 1 Организуйте свой распорядок, используя рабочий календарь, ежедневник, электронный органайзер или другой эффективный для вас метод.
2. 2 Расставляйте приоритеты, чтобы самая важная работа была выполнена каждый день. Важнейшие 20-30% задач отмечайте в расписании цветом или выделяйте иным способом.
3. 3 Постарайтесь избавиться от тех видов работы или задач, которые вы постоянно отодвигаете в самый конец списка, так как они являются незначительными, бессмысленными или ненужными. Решите раз и навсегда, что их выполнять незачем, или делегируйте их кому-то другому.
4. 4 Не будьте перфекционистом. Перфекционизм и чрезмерное внимание к деталям могут стать причиной того, что выполнение простейших задач займет неоправданно много времени. Кроме того, неумеренный перфекционизм может стать формой прокрастинации.
5. 5 Справляйтесь с прокрастинацией, разбивая большие задачи на несколько более мелких и быстрее осуществимых шагов. Запланируйте каждый день выполнять шаг или два, пока работа не будет завершена.