Как использовать стили в MS Word

Любой человек может создавать большое количество документов в текстовом редакторе (например, Microsoft Word). Но этим документам часто нужно радикальное переформатирование, когда они копируются или повторно используются в другом контексте (это переформатирование особенно актуально при преобразовании Word в HTML). Узнайте, как использовать встроенные стили текстового редактора, чтобы создать гибкий документ, который будет легко преобразовываться в различные форматы.

Шаги

1. 1 Рассмотрите возможность использования таких программ, как OpenOffice.org Writer, Microsoft Word, Abiword или Google Docs.
2. 2 Начните с определения того, как структурирован документ. Как правило, он будет иметь 1 (или больше) основных разделов с соответствующими названиями (заголовками). Каждый основной раздел будет иметь подразделы (также с соответствующими названиями, известными как подзаголовки), которые часто бывают более подробными. Если начинаете создавать документ с нуля, то подготовка плана с заголовками и подзаголовками является отличным способом организации своих мыслей!
3. 3 Найдите область задач Styles (Стили) в текстовом редакторе. В MS Word: выберите меню Format (Формат) ==> Styles and Formatting (Стили и форматирование); большинство версий Word будет использовать аналогичную команду. Вместо области задач можно также использовать панель инструментов Styles (Стили) - это выпадающее поле в большинстве конфигураций редактора Word, которое отображает стиль "Normal" по умолчанию. В OpenOffice.org: выберите Format (Формат) ==> Styles and Formatting (Стили и форматирование) (или нажмите клавишу F11).
4. 4 Примените соответствующий стиль для каждого заголовка раздела и подраздела в соответствии с его важностью или уровнем детализации (как проанализировали выше в шаге 1). Поместите курсор мыши в названии(-ях) основного раздел (-ов) и выберите опцию "Heading 1" (Заголовок 1) из панели инструментов Styles (Стили) или области задач. Обратите внимание, что абзац превращается в текст с большим и жирным шрифтом.
5. 5 Примените стили к следующему уровню детализации в плане: примените стиль "Heading 2" (Заголовок 2) ко второму уровню заголовков! Обратите внимание, что текст образца Heading 2 (Заголовок 2) не столь большой или жирный, как в образце Heading 1 (Заголовок 1).
6. 6 При необходимости повторите, спускаясь до желаемого уровня детализации. Если вы не создаете подробные технические, научные или юридические документы, то, вероятно, не нужно идти дальше опции "Heading 3" (Заголовок 3). На практике мало кто может следовать обсуждению, которое использует более 4 или 5 уровней заголовков. Если документ нуждается в более чем 4 уровнях заголовков, то можно разбить его на несколько документов.
7. 7 Если включаете маркированные или нумерованные списки, то сделайте одолжение себе и своим коллегам - избегайте использования кнопок Маркеры/нумерация на панели инструментов. Вместо этого используйте панель инструментов Styles (Стили) или область задач и применяйте стили "List Bullet" (Маркированный список) и/или "List Number" (Нумерация). Таким способом вы сможете избежать надобности вставлять символы маркеров или цифры, и программное обеспечение, как правило, даже сохранит и обновит нумерацию при редактировании вашего образца.
8. 8 Просмотрите логически построенный документ! Это хорошо сложенный, компактный документ, который проходя через большинство автоматизированных конвертеров документов, будет выглядеть так хорошо, как и в начале.

Советы

• В OpenOffice можно перемещаться и исследовать структуру документа, используя окно Navigator (закрепляемого в панели инструментов), нажав клавишу F5.
• Панель инструментов Styles (Стили) открывается путем ее переключения через клавишу F11 в OpenOffice.
• Знайте, что вы применяете стили только к заголовкам разделов документа. Тело документа еще будет оформлено в стиле Normal (Обычный).
• Для достижения наилучших результатов не добавляйте дополнительных пустых строк между абзацами. Можно добавить эти дополнительные пробелы в стиле Normal (читайте раздел помощи "Изменить стиль" в MS Word). Это делается путем добавления величины полей в начале (или внизу) ваших стилей.
• Наличие плана, созданного в этой форме, поможет автоматизировать создание и сохранение оглавления для всего документа.
• Чтобы получить более полное представление обо всей организации документа, попробуйте использовать вид просмотра его структуры Normal (Обычный) или Outline (Структура) (доступные в MS Word 2003 в меню View (Вид)).

Предупреждения

• Примеры и скриншоты взяты из Microsoft Word 2003. Ваше программное обеспечение для обработки текстов может выглядеть по-разному.
• Используйте заголовки Headings для логической структуры документа. Другие стили будут проигнорированы при использовании функции автоматичного присвоения оглавления.
• Чтобы избежать загромождения документа бесконечными списками с названиями стилей и визуальной непоследовательностью (которую, как правило, это привносит), попробуйте использовать определенные стили во всем документе, а также добавляйте новый стиль, когда будете его использовать в других разделах. Локальные поправки или исключения форматирования стиля могут быть успешно выполнены в каждом отдельном случае.