Как делегировать

2 методика:Мыслить правильноЭффективное делегирование

Независимо от того, являетесь ли вы исполнительным директором компании, менеджером розничных продаж либо родителем, сидящим дома, способность делегировать обязанности является одним из важнейших навыков для достижения максимальной эффективности вашей деятельности. Однако делегирование является сложным делом - вы должны быть твердым, но в то же время доверять человеку, кому вы делегировали свои обязанности. Эта статья поможет вам преодолеть любые беспокойства, которые могут возникнуть во время делегирования, и поможет пройти через процесс делегирования деятельности тактично и уважительно.

Шаги

Часть 1 из 2: Мыслить правильно

1. 1 Отложите в сторону свое эго. Большим психологическим тормозом к делегированию является суждение, что «Если вы хотите, чтобы все было сделано правильно, то сделайте это сами». Вы не единственный человек в мире, кто может сделать это правильно. Вы «можете» быть единственным человеком, который сделает это правильно в данный момент, но если вы уделите время, чтобы научить кого-то, то они, вероятно, будут в состоянии сделать это правильно тоже. Кто знает - они могли бы сделать это быстрее или лучше, чем вы (мечта!), и вам нужно это не только принять, но и приветствовать.
   • Подумайте логически и реалистично - вы можете сделать эту работу самостоятельно? Придется ли вам работать самим всю жизнь? Надо ли вам сбалансировать свою работу и ваши нормальные обязанности? Если да, то вам, вероятно, следует быть готовым к делегированию части своей работы. Не надо стыдиться и ощущать себя некомпетентным из-за того, что вам нужна помощь, чтобы справиться с чем-то - вы на самом деле становитесь «более» эффективным работником, получая помощь, когда вам это необходимо.
2. 2 Хватит ждать добровольной помощи от людей. Если вы не хотите делегировать свою работу, то у вас может быть редкий случай синдрома мученика - вы, вероятно, перегружены, и вы часто задаетесь вопросом, почему люди никогда не предлагают мне помощь. Будьте честны перед собой - когда другие люди предлагают помощь, вы отказываетесь от нее, только чтобы выглядеть вежливым? Вы задаетесь вопросом, почему они не «настаивают»? Чувствуете ли вы, что если бы вы оказались в противоположной ситуации, то вы бы вероятно помогли с большим рвением сердца? Если вы ответили «да», то вам необходимо «взять под контроль» свою ситуацию. «Добейтесь» необходимой вам помощи - не ждите, пока она придет к вам сама, потому что этого может не случиться.
   • Многие люди не обращают внимания на то, что делают другие, и не так много можно сделать, чтобы изменить их. Оставьте в стороне какие-либо разочарования, если кто- то из людей не протянул руку помощи, помните, что сообщать им о своих потребностях - это, в конечном счете, ваша обязанность.
3. 3 Не воспринимайте отрицательно просьбы о помощи. Многие люди испытывают дискомфорт, когда просят о помощи. Вы можете чувствовать себя виноватым из-за того, что вы обременяете других, или ощущать чувство стыда, так как думаете (почему-то), что вы должны быть в состоянии справиться со всей работой самостоятельно. Вы можете просто гордиться своим старанием и рассматривать это как доказательство того, что вы благородный человек (еще одно проявление синдрома мученика). Если вы считаете, что просьба о помощи является формой проявления слабости, то вам нужно избавиться от этой мысли «без промедления». На самом деле, все наоборот: пытаться сделать все самим - это и есть признак проявления слабости, в том смысле, что это указывает на отсутствие у вас реалистичного взгляда на ваши способности.
4. 4 Научитесь доверять другим. Если вы боитесь делегирования, потому что считаете, что кто-либо другой не сможет выполнить работу так же хорошо, как и вы, запомните две вещи: во-первых, что почти каждый может научиться чему-то при достаточной практике, и, во-вторых, что вы, вероятно, не так уж универсально талантливы, как думаете о себе. При делегировании работы вы не просто освобождаете время для себя - вы также даете шанс вашему помощнику освоить новые навыки или решать новые виды задач. Будьте терпеливы – при достаточном количестве времени ваш помощник, вероятно, будет в состоянии выполнить делегированную работу так же, как и вы. Если работа, которую вы планируете делегировать, не «очень» важна, то ваш помощник может учиться выполнять ее хорошо в течение долгого времени. Если работа является «очень важной», подумайте дважды, прежде чем делегировать ее!
   • Даже если вы выполняете работу, которую собираетесь делегировать, лучше всех, осознайте, что делегирование работы позволит вам в это время осуществлять другие дела. Если вы являетесь лучшим работником в офисе по выполнению относительно монотонной задачи по сборке жестких дисков, но вам предстоит подготовить важную презентацию, было бы логично дать соответствующее задание стажеру. Намного лучше для вас установить приоритет в выполнении трудных, сложных задач - не стесняйтесь делегировать простые, повторяющиеся задачи, когда у вас есть более важные дела.

Часть 2 из 2: Эффективное делегирование

1. 1 Сдвиньтесь с мертвой точки. Первый шаг является самым трудным, но он самый важный. Вы должны перейти через себя и попросить кого-нибудь помочь вам (или, если вы начальник, «прикажите» кому-нибудь помочь вам.) Не стесняйтесь этого - пока вы вежливы, добры и тактичны, вам никто не нагрубит лишь за просьбу (либо приказ) о помощи. Постарайтесь быть тактичным и внимательным, одновременно сохраняя серьезность вашей просьбы.
   • Если вы не уверены, как попросить кого-нибудь сделать некоторую работу для вас, попробуйте выразить мысли кратко и мягко. Скажите что-нибудь вроде: «Эй, можно тебя на минутку? Не мог бы ты мне помочь собрать большую стопку жестких дисков, которые мы только что получили. Я не могу этого сделать, потому что меня не будет в офисе сегодня. Можешь ли ты мне помочь?» Не давите на вашего помощника, но убедитесь, он/она осознали, что его или ее помощь «необходима».
   • Попросите и вы (вероятно) получите. Не бойтесь делегировать из-за опасения выглядеть грубым и назойливым. Посмотрите на это с другой стороны - как бы вы себя чувствовали, если бы люди попросили вас сделать что-то? Вы бы обиделись и оскорбились? Или вы (обычно) готовы с радостью помочь? Вероятно, последнее!
2. 2 Не воспринимайте отказы как нечто личное. Иногда люди не имеют возможности помочь вам - это печально, но это так. Это может быть по разным причинам - самая распространенная заключается в том, что человек, которого вы просите, очень занят по его или ее собственной работе. Не принимайте это слишком близко к сердцу - только то, что кто-то не может (или не хочет) сделать что-то для вас в данный момент, не означает, что он/она плохо относится к вам. Это обычно просто означает, что он/она либо занят(а), либо ленив(а) - не более того.
   • Если вам отказали, рассмотрите разные варианты - обычно вы можете вежливо, но твердо настоять на том, что вам действительно нужна помощь этого человека (это применимо особенно, если вы начальник или имеете другие властные полномочия), вы можете попробовать попросить кого-то еще, либо вы можете сделать работу самостоятельно. Если вы действительно нуждаетесь в помощи, не бойтесь пробовать варианты один и/или два!
3. 3 Делегируйте цель, а не способ выполнения. Это является ключевым моментом, чтобы не становиться нянькой либо микро-менеджером. Установите четкие показатели результатов, которых вы ожидаете, покажите человеку, как вы это делаете, но скажите им, что они могут выполнить работу любым способом, каким пожелают, только чтобы она была сделана хорошо и завершена в срок. Дайте им достаточно времени не только научиться, но и поэкспериментировать и ввести какие–то новшества. Не обучайте их, как роботов; обучайте их как личностей, которые могут освоить и улучшить процесс.
   • Это еще и разумно, так как облегчает ваше время и успокаивает нервы. Вы хотите использовать время, которое высвобождаете, для чего-то более важного, не беспокоясь постоянно о том, как ваш помощник прогрессирует. Помните, что вы делегировали эту работу, чтобы быть «меньше» подвергнуты стрессу, а не «больше».
4. 4 Будьте готовы обучить вашего помощника. Вы должны почти всегда выделять немного времени, чтобы учить вашего помощника, как выполнять задачу, которую вы делегировали ему или ей, даже если это довольно просто. Помните, что процессы, которые кажутся прямолинейными и простыми для вас, могут быть не такими простыми для тех, кто никогда не имел с этим дело раньше. Будьте готовы не только ввести вашего помощника в курс дела, которое вы делегировали ему или ей, но и терпеливо отвечать на вопросы, которые у него/ нее, вероятно, возникнут.
   • Рассматривайте время, проведенное на обучение помощника, как разумные долгосрочные инвестиции. Потратив немного времени, чтобы обучить помощника выполнять правильно задачу, вы экономите время на будущее, которое иначе было бы потрачено на исправление его/ее ошибок.
5. 5 Выделите необходимые ресурсы на выполнение задачи. У вас могут быть необходимые ресурсы для выполнения задачи, но человек, которому поставлена задача, может не иметь к ним доступ. Например, защищенные паролем данные, специализированное оборудование и определенные инструменты могут быть жизненно важными для выполнения этой задачи, поэтому убедитесь, чтобы ваш помощник имел все, что ему / ей необходимо для достижения цели.
6. 6 Поймите, что ваш помощник может делать только одно дело одновременно. Когда ваш помощник помогает вам, он/она не выполняет своих обычных обязанностей. Не забывайте, что, как и вы, ваш помощник, вероятно, имеет плотный график. Спросите себя – какую работу «они» отложат или делегируют, чтобы выполнить вашу задачу? Убедитесь, что вы знаете ответ на этот вопрос, когда вы делегируете задачу кому-то другому.
7. 7 Будьте терпеливы. Человек, которому вы делегировали, «будет» совершать ошибки, пока он/она учиться выполнять новую задачу. Это часть процесса обучения. Приготовьтесь к этому заранее. Не делегируйте задачу, предполагая, что человек будет выполнять это идеально, пока они не набрались опыта. Если проект не идет так, как вам бы этого хотелось, потому что ваш партнер не в состоянии выполнить «идеально» новую задачу, которые вы ему/ей делегировали, это ваша вина, а не его или ее. Будьте наставником для вашего помощника, и делегированная работа может стать полезным опытом для него или нее, а не чем-то, чего стоит опасаться.
   • Когда вы обучаете кого-то тому, как сделать что-то, вы совершаете инвестиции. Сначала это замедлит вашу деятельность, но в долгосрочной перспективе это стремительно повысит производительность, поэтому подойдите ко всему процессу на положительной и реалистичной ноте.
8. 8 Будьте готовы к возможным трудностям. Составьте резервный план и будьте готовы его применить, если что-то пойдет не так. Знайте, что произойдет, если работа не будет выполнена в срок или в соответствии со стандартами. Препятствия и неожиданные проблемы могут всплыть в любое время, находитесь ли вы на работе или дома - даже техника иногда дает сбои. Пусть ваш делегат знает, что если что-то произойдет, вы поймете и поможете ему или ей уложиться в срок – а не просто бросите их под колеса автомобиля при первом признаке неприятностей.
   • Это разумно еще и в эгоистичном смысле - если ваш делегат опасается, что он/она будут обвинены за ошибки, намного больше времени будет потрачено на покрытия его или ее тыла, чем на реальное завершение задачи.
9. 9 Выразите признательность вашему помощнику, когда он этого заслуживает. Делегирование задач кому-то другому необходимо, если вам необходимо взять на себя все больше ответственности. Однако это контрпродуктивно, если вы делегируете задачу, оставляете вашего помощника усердно трудиться над ней, а затем принимаете все лавры на себя. Выразите признательность и похвалите усилия других от вашего имени.
   • Всякий раз, когда вас хвалят за работу, которую вам помогли сделать, не забывайте упоминать имя вашего помощника.
10. 10 Говорите «Спасибо». Когда кто-то делает что-то для вас, важно поблагодарить его или ее, признать важность его или ее помощи, и пусть помощник знает, что его/ее ценят. В противном случае, вы покажетесь неблагодарным, даже если это не так. Помните, что люди не могут читать ваши мысли. Люди более вероятно помогут вам снова, если они почувствуют что их оценили.
    • Будьте любезны. Простое искреннее высказывание, как например «Я не мог бы сделать этого без вас!» дорогого стоит. Если работа, которую выполнил этот человек для вас, была существенной , вы даже можете угостить его или ее едой, напитком, подарить благодарственную открытку либо купить небольшой подарок.

Советы

• Создайте список задач, которые вы бы хотели делегировать кому - то другому. Не исправляйте ничего в своем списке пожеланий. Изложите все на бумаге и решите позже, что можно реализовать, а что нет. Вы будете поражены тем, как много вы делаете сами из того, что кто-то может помочь вам.

Предупреждения

• Не сбрасывайте неприятные задачи, делая вид, что вы делаете им одолжение. Если для них нет реальной выгоды, то не утверждайте обратное. Лучше всего это сделать «после» завершения одной или нескольких задач одной командой. Это позволит вам честно сказать, «Уолт, эта работа неблагодарная, но мне очень нужна ваша помощь», или «Лори, я обещаю, что если из этого получится какой-то положительный эффект, я сделаю все, чтобы вы это ощутили. Я знаю, это не великое задание, но его нужно сделать, и я знаю, что могу доверить вам сделать его». Существуют множество неприятных, неблагодарных работ, которые должны быть сделаны; способом их выполнения является то, что, когда появятся сливковые задания, вы не забудете человека, являющегося вашей хороший правой рукой.